העבודה שחוזרת על עצמה לא חייבת להיעשות ביד.

לפי שלושת התנאים שלמעלה: התהליך חוזר על עצמו, הכללים שלו ניתנים לכתיבה, והמידע שהוא צריך כבר קיים במערכת. המיפוי בודק את שלושתם על תהליכים אמיתיים בארגון, ומדרג אותם.

לפעמים התשובה היא שאף תהליך לא עומד בתנאים, וגם זו תשובה לגיטימית שנאמרת בפירוש.

לא. רוב האוטומציות נבנות סביב המערכות שכבר יש בארגון ומחברות ביניהן. החלפת מערכת ליבה היא פרויקט אחר לגמרי, יקר יותר, והיא לא נדרשת כדי להתחיל.

זו החלטה שמתקבלת מראש ובכתב, לא תוך כדי עבודה. מגדירים אילו סוגי מידע מותר להעביר לשירות חיצוני ואילו לא, מה מתבצע מקומית, ומה נשמר בצד השירות.

לצד ההגדרה הטכנית נכתב נוהל שימוש קצר לעובדים, כי רוב החשיפות קורות דרך העתק‑הדבק ידני ולא דרך אינטגרציה מתוכננת.

אוטומציה נשענת על מערכות שמשתנות (ממשק שמתעדכן, פורמט קובץ שמשתנה, סיסמה שפגה), ולכן היא דורשת תחזוקה. הקוד, ההגדרות והתיעוד נמסרים לארגון, כך שאפשר לתחזק בעצמכם, דרכנו במסגרת ליווי שוטף, או דרך גורם מקצועי אחר.

לרוב דווקא כן, כי בעסק קטן אותו אדם עושה את העבודה החוזרת וגם את העבודה שמייצרת הכנסה. תהליך אחד קטן שמפסיק לגזול שעה בשבוע מורגש שם יותר מאשר בארגון גדול.

מצד שני, אם הפעולה נעשית פעם בחודש ולוקחת עשר דקות, נגיד שלא כדאי.